Hva kjennetegner et godt regnskapsprogram, og hvordan velger du?

Fem viktige kriterier og en veiledning steg for steg.

Et godt regnskapsprogram kan gjøre arbeidshverdagen enklere. Mange av de daglige regnskapsoppgavene kan automatiseres, og du får løpende oversikt over økonomien i bedriften.

Det finnes mange regnskapsprogrammer på markedet, og det kan være vanskelig å vite hvilket som passer best. Her er fem kriterier du bør vurdere når du skal velge regnskapsprogram.

Det er brukervennlig og logisk. Et godt regnskapsprogram skal være enkelt å forstå og effektivt å jobbe i. Navigasjonen bør være intuitiv, og det skal være raskt å finne frem til funksjonene du bruker ofte. Et brukervennlig system gjør det enklere å jobbe effektivt og reduserer tiden som går med til unødvendig administrasjon.

Programmet er fleksibelt og kan tilpasses. Bedrifter har ulike behov, og et godt regnskapsprogram bør kunne tilpasses arbeidsprosessene i virksomheten. Du bør kunne tilpasse rapporter, sette opp systemet slik det passer bedriften og utveksle data med andre systemer dere bruker.

Det er sikkert. Regnskapsdata inneholder viktig informasjon om virksomheten, og sikkerhet bør derfor være en sentral del av vurderingen. Undersøk hvordan leverandøren håndterer sikkerhetskopiering, tilgangsstyring, datalagring og beskyttelse av informasjon.

Funksjonaliteten står i forhold til prisen. Det billigste regnskapsprogrammet er ikke nødvendigvis det beste valget. Se på hvilke funksjoner som faktisk er inkludert, og vurder om løsningen dekker behovene virksomheten har. Et system som automatiserer flere oppgaver eller erstatter andre løsninger kan være mer kostnadseffektivt, selv om månedsprisen er høyere.

Programmet har god support og utvikles videre. Det vil nesten alltid dukke opp spørsmål, både under innføringen og i den daglige bruken. Derfor bør leverandøren tilby god support, dokumentasjon og veiledning. Det er også viktig at programmet utvikles videre i takt med endringer i teknologi, regelverk og måten bedrifter jobber på.

Kriteriene er oppfylt. Hva nå?

La oss si at du har funnet et regnskapsprogram som oppfyller kriteriene over. Det endelige valget kan likevel være vanskelig. Her er en veiledning steg for steg som kan hjelpe deg med å definere behovene og finne det regnskapsprogrammet som passer best for virksomheten.

Steg 1: Definer bedriftens behov

Før du velger regnskapsprogram, bør du finne ut hva virksomheten faktisk trenger. Hvilke rapporter bruker dere? Hvor mange skal jobbe i systemet? Har dere spesielle behov knyttet til bransje, lager, prosjekt, fakturering eller rapportering? Jo tydeligere behovene er definert, desto enklere blir det å sammenligne ulike løsninger.

Steg 2: Prøv programmet

En demo eller prøveversjon er en god måte å se hvordan systemet fungerer i praksis. Test gjerne vanlige oppgaver som å registrere et bilag, opprette en kunde, sende en faktura eller hente ut en rapport. Da er det lettere å vurdere om programmet passer måten virksomheten faktisk jobber på.

Steg 3: Datautveksling med andre systemer

Et regnskapsprogram brukes ofte sammen med andre systemer, for eksempel CRM, nettbutikk, bank, lønn eller andre forretningssystemer. Undersøk hvilke integrasjoner som finnes, og hvordan data kan utveksles mellom systemene. God dataflyt kan redusere manuelt arbeid og gjøre det enklere å holde informasjonen oppdatert.

Steg 4: Kan programmet vokse med bedriften?

Et godt regnskapsprogram bør ikke bare passe virksomheten i dag. Tenk også på hva som skjer dersom bedriften får flere ansatte, flere brukere, høyere transaksjonsvolum eller behov for mer avansert funksjonalitet. Et system som kan utvides over tid kan redusere behovet for å bytte program senere.

Steg 5: Sjekk anbefalinger og omtaler

Før du tar den endelige beslutningen, kan det være nyttig å se hvilke erfaringer andre har med programmet. Les kundeomtaler, be om referanser eller snakk med andre bedrifter og regnskapsførere som bruker systemet. Spør gjerne konkret om brukervennlighet, support, stabilitet og hvordan systemet fungerer over tid.

Så hvilket regnskapsprogram bør du velge? Det finnes ikke ett regnskapsprogram som passer for alle. Det riktige valget avhenger blant annet av bedriftens størrelse, arbeidsprosesser, integrasjoner og behov for funksjonalitet. Les mer om Excellent Books og se om løsningen passer for din bedrift.