AI i Excellent Books: Fra spørsmål til handling

Tenk deg at du starter arbeidsdagen uten å måtte lete gjennom menyer, moduler og rapporter. I stedet spør du bare: «Hvem skylder oss penger?» eller «Kan du lage tilbud med 20 % rabatt til disse kundene?». AI-assistenten tar seg av resten.

Dette er allerede mulig med Excellents nye AI-assistent. Under Excellents kundedag i Latvia demonstrerte utviklingssjef Sven Karuse hvordan kunstig intelligens kan hente informasjon, analysere data og utføre oppgaver direkte i forretningssystemet.

Demonstrasjonen viste også hvordan AI kan endre måten vi jobber på. I stedet for å tilpasse arbeidsmåten til programvaren, kan programvaren i større grad tilpasse seg brukeren.

Hva skjer når du kobler AI til forretningsprogramvare?

Excellents nye AI-assistent har fått navnet Michelle. Navnet startet som et midlertidig kodenavn under utviklingen, men ble etter hvert beholdt.

«Vi tenkte at vi kunne døpe den om til hva som helst senere. Men det er nok slik at når du først gir noe et navn, så blir det navnet værende,» fortalte Sven.

Med Michelle kan du bruke vanlig språk for å finne informasjon og utføre oppgaver i Excellent Books. Du trenger ikke lenger vite hvor informasjonen ligger i systemet. Du beskriver ganske enkelt hva du ønsker å finne eller gjøre.

Michelle er ikke utviklet for å være enda en generell chatbot. Den er laget spesielt for å jobbe med bedriftens data og prosesser i Excellent Books og Excellent Standard ERP. «Vi har prøvd å bygge den slik at den for eksempel ikke begynner å gi deg cocktailoppskrifter. Den forstår bare det som ligger i databasen din,» forklarte Sven.

Fra spørsmål til handling – AI som faktisk utfører arbeidet

Michelle kan gjøre mer enn å finne informasjon. Den kan analysere bedriftens data, lage rapporter og utføre konkrete oppgaver direkte i systemet.

Under demonstrasjonen spurte Sven ganske enkelt: «Hvem skylder oss penger?». Michelle hentet informasjon fra regnskapet og fant utestående kundefordringer på til sammen 979 euro – uten at Sven måtte åpne en eneste rapport.

På samme måte kan du spørre assistenten om lagerbeholdningen eller når en vare sist ble solgt.

Michelle kan også utføre oppgaver som normalt krever en rekke manuelle operasjoner. Under demonstrasjonen ba Sven assistenten opprette 12 tilbud med 20 % rabatt til en bestemt kundegruppe. Kort tid etter var alle 12 tilbudene opprettet direkte i Excellent.

Du kan også gi mer avanserte instruksjoner. For eksempel kan du be Michelle lage tilbud til en kundegruppe, men samtidig sørge for at fortjenestemarginen aldri blir lavere enn 5 %. Assistenten kan da beregne passende rabatter og forklare vurderingene bak tilbudene.

Fra PDF-faktura til ferdig dokument

Excellent utvikler også støtte for MCP (Model Context Protocol). Denne teknologien gjør det mulig å koble Excellent Books til eksterne AI-verktøy som OpenAI Codex og Claude Code, slik at AI kan arbeide med informasjon fra ERP-systemet.

MCP fungerer som en sikkerhetsstyrt forbindelse mellom Excellent Books og eksterne AI-verktøy. Det gjør at AI kan hente relevant informasjon fra ERP-systemet og utføre oppgaver gjennom funksjonene som er gjort tilgjengelige.

Sven viste hvordan AI-en for eksempel kan lage en oversikt over ubetalte leverandørfakturaer, sammenligne tallene med fjoråret og eksportere resultatet til Excel.

Et annet eksempel viste hvordan AI kan redusere manuelt registreringsarbeid. Ved å laste opp en leverandørfaktura som PDF kan AI-en identifisere leverandøren og varene, og automatisk klargjøre et varemottak i Excellent Books. Du kontrollerer informasjonen før dokumentet godkjennes.

Det samme prinsippet kan brukes ved bankoperasjoner. AI-en kan hjelpe deg med å forberede utbetalinger i ERP-systemet, men den endelige bekreftelsen av pengeoverføringen gjør du selv i banken.

AI med tilgangsstyring og kontroll over bedriftens data

Når kunstig intelligens får tilgang til bedriftens økonomi- og forretningsdata, blir sikkerhet og tilgangskontroll spesielt viktig.

Michelle følger de samme tilgangsrettighetene som brukeren i Excellent. Hvis en ansatt ikke har tilgang til regnskapsmodulen, kan heller ikke AI-assistenten hente ut informasjon derfra på vedkommendes vegne. AI-en får altså ikke flere rettigheter enn brukeren selv.

Sven understreket også at bruk av AI reiser nye spørsmål rundt personvern. Når bedriftens data sendes til en ekstern AI-modell, er det viktig å vite hvilke opplysninger som deles, og hvor de behandles.

Bruk av AI krever også bevissthet rundt personvern og GDPR. Det er viktig å ha kontroll på hvilke opplysninger som deles med eksterne AI-modeller, og hvordan informasjonen behandles. Michelle er derfor utviklet med begrensninger for håndtering av sensitive opplysninger og lønnsdata.

Trenger forretningsprogramvare menyer i det hele tatt i framtiden?

AI kan endre langt mer enn enkeltfunksjoner i et ERP-system. Mens vi i dag navigerer mellom moduler, rapporter og skjemaer, kan vi i framtiden ganske enkelt fortelle programvaren hva vi ønsker å gjøre – og la AI håndtere resten.

Kanskje vil framtidens ERP-system bare trenge ett tekstfelt? På scenen ble det spøkt med at arbeidsdagen en gang kan starte med kommandoen «Do all my work!» – «Gjør alt arbeidet mitt!». Hvor langt unna en slik framtid er, vil Sven imidlertid ikke spå.

«Alt utvikler seg så fort at hvis noen sier at de vet hva som skjer om tre år, så lyver de. Det er rett og slett ikke mulig å vite,» konstaterte Sven på scenen.

Grensen mellom hva vi gjør selv og hva programvaren kan gjøre for oss, flytter seg raskere enn noen gang.

—

Oppdag hva AI kan gjøre for bedriften din med Excellent Books

Med oktoberoppdateringen blir AI-assistenten Michelle tilgjengelig for brukere av Excellent Books og Excellent Portal. MCP-integrasjonen åpnes også for de første bedriftene som ønsker å teste mulighetene.

Vil du bruke mindre tid på manuelle oppgaver og mer tid på å utvikle bedriften? Oppdag hvordan Excellent Books kombinerer regnskap, lager, salg og økonomistyring i ett system – nå med nye muligheter innen kunstig intelligens.

Prøv forretningsprogramvaren vår, så kan du sette AI-ens evner på prøve og i arbeid for bedriften din på ordentlig.

Kontakt oss for en demonstrasjon av Excellent Books.